Wpis ten jest uzupełnieniem wcześniejszego – Programy szkoleniowo-rozwojowe – będącym bardziej poradnikiem technicznym na projektowanie efektywnych szkoleń oraz wskazaniem na inne ważne elementy naszego całożyciowego uczenia się i rozwoju, bez którego nasza cywilizacja zaczęła by się cofać. Bardzo krótko opisuję też pominiętą wcześniej metodę SMART jako koncepcję formułowania celów, zwiększającą prawdopodobieństwo ich osiągnięcia, mogącą być kluczem do osiągnięcia sukcesu. Metodę po raz pierwszy opisał i szeroko wyjaśnił zawarte w niej pojęcia w 1981 roku George T. Doran w artykule „There’s a S.M.A.R.T. way to write management’s goals and objectives„.
Obecnie bardzo dużą wagę przywiązuje się do gospodarki opartej na wiedzy, czyli na ciągłym dokształcaniu pracowników w tym również szkoleniowców, trenerów oraz coachów, na których spoczywa odpowiedzialność za odpowiedniej jakości szkolenia.
Czym jest szkolenie?
Na ten temat powstało już niejedno opracowanie, czy bez liku różnego typu prac naukowych. Blog nie jest miejscem, aby aż tak szeroko się nad tym rozpisywać, dlatego najkrócej mówiąc, szkolenie to: ważna metoda inwestowania w pracowników. Szkolenia to planowany i systematyczny proces zmian w zachowaniu pracownika, umożliwiający zdobycie wiedzy, umiejętności i kompetencji do właściwej realizacji zadań i zaspokojenia potrzeb personalnych organizacji. To inwestycja w pracowników mająca wpłynąć na podniesienie jakości i standardów pracy, poprzez efektywne wykorzystanie ich potencjału oraz pomagająca rozwiązywać ważne problemy jakie pojawiają się w organizacji.
Szkolenia należy dopasować zarówno do potrzeb organizacji jak i do odpowiedniej grupy czy pojedynczych pracowników. Mają one realizować wcześniej rozpoznane i ustalone cele oraz być efektywne a nie efektowne czy atrakcyjne w swojej formie, przynoszące konkretne korzyści dla firmy. Aby firmy były konkurencyjne na rynku potrzebna jest świadomość kierownictwa co do potrzeby ciągłego szkolenia pracowników na wszystkich szczeblach, od pracowników liniowych do najwyższej kadry zarządzającej.
Podnoszenie wiedzy, kompetencji i kwalifikacji poszczególnych osób powinno przekładać się na pozycję danej firmy na rynku. Szkolenia jednak nie mogą być traktowane jako obowiązkowe, które należy „odbębnić”, zaliczyć lub przyjemnie spędzić czas w jakimś atrakcyjnym środowisku. Szkolenia mają kreatywnie rozwijać, reagując na bieżące potrzeby biznesowego otoczenia firmy. Szkolenia, doradztwo, mentoring, coaching, warsztaty grupowe również e-learning w przypadku rozproszonej struktury firmy, stwarzają znaczne możliwości podnoszenia wielu potrzebnych kompetencji ich uczestników, pod warunkiem jednak, że potrzeby szkoleniowe zostaną odpowiednio rozpoznane i przeanalizowane zarówno pod względem potrzeb jak i co jest ważne kosztów.
Etapy realizacji szkolenia
(1) Wstępne oczekiwania i szkicowa oferta – na tym etapie formułuje się podstawowe oczekiwania organizacji oraz metody działania jakie należy podjąć skierowane w zależności od możliwości firmy zarówno do trenerów z firm zewnętrznych jak i najlepiej do trenerów wewnętrznych. Jakie korzyści wynikają z zatrudnienia przez organizację własnych trenerów pisałem już we wcześniejszych wpisach.
(2) Identyfikacja i analiza szczegółowych potrzeb szkoleniowych – trener wspólnie z kierownictwem firmy oraz potrzebami zgłaszanymi przez samych pracowników, rozpoznają zainteresowania, problemy i zapotrzebowania pracowników oraz organizacji jako całości na sensowność i słuszność planowanych szkoleń. Wyznacza się cele szkoleń, wskazuje problemy i ich przyczyny oraz przygotowuje się najbardziej racjonalne sposoby ich rozwiązania. Organizacja określa swoje zamierzenia biznesowe a szkolenia mają odpowiedzieć na pytanie w jaki sposób pracownik ma wywiązywać się z nałożonych na niego zadań. W pierwszej kolejności należy przeprowadzić analizę stanu aktualnego, sprawdzić czy pracownicy w pełni wykorzystują swoje możliwości, następnie określić rozbieżności w poszczególnych obszarach umiejętności, wiedzy, motywacji i procedur określanych jako luka kompetencyjna (zagadnienie to, wkrótce postaram się szerzej opisać w oddzielnym wpisie).
Wyznaczenie luki kompetencyjnej pozwala odkryć i opisać potrzeby szkoleniowe w organizacji. Identyfikację i analizę wykorzystuje się do ustalenia poziomu kompetencji pracowników potrzebnych do realizacji głównej strategii działania całej firmy. Zgodnie z tymi wytycznymi, każde szkolenie musi być opracowywane indywidualnie zgodnie z aktualnym zapotrzebowaniem, nie może to być program szkoleniowy raz opracowany i następnie przez wiele lat powtarzany dla wszystkich i o wszystkim oraz rozwiązujące wszystkie problemy, jako „lekarstwo na każde zło”. Szkolenia aby miały sens i nie marnowały zarówno czasu i zapału pracowników jak również pieniędzy firmy, muszą być każdorazowo, z rozmysłem „szyte na miarę”.
Identyfikacja potrzeb szkoleniowych wiąże się ze zbieraniem informacji pochodzących od osób merytorycznie odpowiedzialnych za wykonywanie powierzonych zadań, kierowników, jak i pracowników, którzy daną pracę rzeczywiście wykonują. Należy dowiedzieć się czy szkolenia, które mają być organizowane są odpowiednie dla danej firmy oraz wybranego pracownika lub grupy pracowników, jaka ma być skala szkoleń oraz czy dotyczą one właściwie zdiagnozowanych problemów.
(3) Określenie celów szkoleniowych – to sformułowanie zarówno ogólnych jak i szczegółowych celów szkoleniowych, najlepiej bardzo znaną i cenioną metodą SMART, która pozwoli po zakończeniu szkolenia ocenić czy cele szczegółowe zostały osiągnięte. W metodzie tej prawidłowo określony cel jest poprawnie opisany w ujęciu jakościowym oraz ilościowym, jest osiągalny, realistyczny, akceptowany przez uczestników, którzy mają go osiągnąć oraz jasno określony w czasie.
SMART reguły wyznaczania najistotniejszych celów projektu:
SIMPLE – proste, zrozumiałe, jednoznaczne bez możliwości własnej dowolnej interpretacji;
MEASURABLE – mierzalne, jaką miarą oceniany będzie stopień realizacji, wymierne najlepiej określone liczbami, określenie jednoznacznych kryteriów jakościowych;
ACHIEVABLE – osiągalne, realistyczne, uwzględniające realną analizę sytuacji (jakie są zasoby, mocne i słabe strony, zagrożenia itp.), wykonalny lecz jednocześnie, nie może być zbyt łatwy dla uczestników;
RATIONAL – racjonalne, mające sens w stosunku do operatywnych interesów pracowników oraz całej organizacji, zgodny z hierarchią priorytetowych potrzeb, przynoszący ogólne korzyści biznesowe;
TIME DEFINED – dokładnie określone w czasie, mające możliwość sprawdzenia na jakim aktualnie etapie realizacji dany cel się znajduje, monitorowanie procesu realizacji w przypadku problemów możliwość podjęcia działań naprawczych weryfikujących, wprowadzanie poprawek, inaczej mówiąc jest to precyzyjne zarządzanie czasem.
(4) Projektowanie szkoleń – opracowywanie konkretnych programów szkoleniowych przez kompetentnych trenerów oraz dobranie odpowiednich metod szkoleniowych.
(5) Prowadzenie szkolenia – proces szkolenia powinien odbywać się poprzez nadanie odpowiednich form, uzależnionych od zdiagnozowanych potrzeb oraz sformułowanych celów. Wybranym metodom szkolenia odpowiadają inne poziomy efektywności.
(6) Raport ze szkolenia – obowiązkowo przygotowywany przez prowadzącego szkolenie trenera, stanowiący przegląd i przebieg monitorowania całego procesu szkoleniowego oraz jego efektów, zawierający opinie, uwagi, sugestie oraz ogólną ocenę szkolenia z punktu widzenia prowadzącego.
(7) Przegląd ex-post – ewaluacja, analiza i podsumowanie całego procesu szkoleniowego po zakończeniu jego realizacji – jest jednym z najważniejszych etapów szkolenia, daje informacje o możliwościach różnego rodzaju usprawnień, ulepszeń, przeprojektowań, zmodyfikowania i udoskonalenia szkoleń planowanych w przyszłości. Ocena przydatności i skuteczności podejmowanych działań dydaktycznych w odniesieniu do założonych celów, określenie całkowitej wartości przeprowadzonego programu, kursu szkoleniowego pod względem korzyści i opłacalności dla organizacji, zastosowania zdobytej wiedzy w praktyce oraz ogólnego poziomu zadowolenia uczestników z całego szkolenia. Ewaluacja to dokonanie analizy mocnych i słabych stron szkolenia oraz ustalenia kto na takim szkoleniu skorzystał najwięcej a kto najmniej w celu sprawdzenia czy szkolenie było odpowiednio dobrane do celu i grupy uczestników oraz również ocenę uczestników co do kompetencji trenera. Pełna ewaluacja daje nam kompleksową informację zwrotną na temat przeprowadzonego procesu szkoleniowego. Aby jednak uchwycić bezpośrednie przełożenie uzyskanej wiedzy i umiejętności w czasie szkolenia na efekty ekonomiczne organizacji należy przeprowadzić Development Centre, ogólnie opisany przeze mnie we wcześniejszym wpisie.
Jednorazowe szkolenie to dopiero początek drogi całej firmy do bycia w czołówce organizacji uczących się, chcących być innowacyjnymi zarówno w produkcji, sprzedaży jak i usługach. Aby nabywanie wiedzy i umiejętności w szkoleniach procentowało zyskami dla firmy należy dbać o ich ciągłość, aby w zespole pracowniczym zachodziły nie chwilowe ale trwałe zmiany. Nabywane w czasie szkoleń umiejętności należy bezwzględnie zaczynać stosować w praktyce, ponieważ nie używane po krótkim czasie zanikają i całe szkolenie to pieniądze wyrzucone w błoto. Mając swojego wewnętrznego trenera, organizacja może połączyć szkolenie z ciągłym coachingiem jako wsparcie po szkoleniu. Coaching pełni też rolę motywacyjną a sam coach poprzez stały kontakt z pracownikami dba o ich ciągłe potrzeby rozwojowe.
Bibliografia
Armstrong M. (2000), Zarządzanie zasobami ludzkimi, Kraków: Dom Wydawniczy ABC.
Chmiel N. (2003), Psychologia pracy i organizacji, Gdańsk: Gdańskie Wydawnictwo Psychologiczne.
Garski K., Gontarz J. (red.) (2009), Jak efektywnie szkolić pracowników, Warszawa: Wydawca: Polska Agencja Rozwoju i Przedsiębiorczości.
Golnau W., Kalinowski M., Litwin J. (2008), Zarządzanie zasobami ludzkimi, Warszawa: CeDeWu Wydawnictwo Fachowe.
Stoner J.A.F., Freeman R.E., Gilbert, Jr. D.R. (2001), Kierowanie, Warszawa: Polskie Wydawnictwo Ekonomiczne.
Szałkowski A. (2000), Wprowadzenie do zarządzania personelem, Kraków: Wydawnictwo Akademii Ekonomicznej w Krakowie.
Kod QR do tego wpisu
Brak komentarzy:
Prześlij komentarz